UJIAN TENGAH SEMESTER SEMINAR SUMBER DAYA MANUSIA Proses Rekrutmen dan Seleksi

Dosen Pengampu: Ainun Mardhiyah, MAB

Disusun Oleh:

Andriyasa Rafael Agustinus H 200907071
Suma Budi Utama Rambe        200907072
Musthafa Baga                       200907074
Andhika Pratama                    200907076
Imran Hatorangan Pulungan    200907077

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI BISNIS
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN

Manusia merupakan komponen penting dalam organisasi yang akan bergerak dan melakukan aktifitas untuk mencapai tujuan. Keberhasilan suatu organisasi ditentukan dari kualitas orang-orang yang berada di dalamnya. SDM akan bekerja secara optimal jika organisasi dapat mendukung kemajuan karir mereka dengan melihat apa sebenarnya kompetensi mereka. Biasanya, pengembangan SDM berbasis kompetensi akan mempertinggi produktivitas karyawan sehingga kualitas kerja pun lebih tinggi pula dan berujung pada puasnya pelanggan dan organisasi akan diuntungkan. Sumber Daya Manusia dapat didefinisikan sebagai semua manusia yang terlibat di dalam suatu organisasi dalam mengupayakan terwujudnya tujuan organisasi tersebut.

1. Rekrutmen
2. Pengertian Rekrutmen

Rekrutmen adalah hal yang penting bagi perusahaan, karena dengan banyaknya yang melamar, maka peluang perusahaan untuk mendapatkan pegawai yang terbaik akan menjadi semakin terbuka lebar karena perusahaan akan memiliki banyak pilihan yang terbaik dari para pelamar yang ada. Rekrutmen menurut Mathis dan Jackson dalam Hermaddin (2017), berarti proses menghasilkan satu kelompok pelamar yang memenuhi syarat untuk pekerjaan organisasional. Definisi lain mengatakan bahwa rekutmen adalah usaha mencari dan menarik tenaga kerja agar melamar lowongan kerja yang ada pada suatu perusahaan (Hasibuan dalam Hermaddin, 2017). Rekrutmen merupakan tindak lanjut dari fungsi manajemen sumber daya manusia tenaga kerja yang pertama yaitu analisis pekerjaan. Setelah hasil analisis pekerjaan menunjukkan adanya uraian dan kualifikasi pekerjaan, yang menjelaskan persyaratan yang harus dipenuhi calon tenaga kerja untuk memangku suatu jabatan (Yamin dalam Simbolon, 2018).

1. Tujuan Rekrutmen

Aktivitas penarikan atau rekrutmen tenaga kerja perlu menetapkan tujuan-tujuanya yang meliputi:

(1) Penarikan tenaga kerja sebagai alat keadilan sosial penarikan ini lebih berpihak pada kepentingan publik secara umum, bukan berkiblat pada kepentingan spesifik yang harus dicapai oleh organisasi.

(2) Penarikan tenaga kerja sebagai teknik untuk memaksimalkan efesiensi penarikan ini merupakan sebuah penarikan tenaga kerja yang biasanya dilakukan secara ketat. Tujuan penarikan tenaga kerja dapat menjaring calon pegawai berkualitas, sehingga jika diterima kelak dapat memenuhi tuntutan dan ritme dari organisasi.

(3) Penarikan tenaga kerja sebagai strategi responsivitas politik Rivai dan Ella dalam Yusuf (2015) menuturkan bahwa penarikan tenaga kerja sebagai strategi responsivitas politik akan timbul dengan gejolak disuatu Negara atau daerah, seperti masalah-masalah di perbatesan, perubahan kebijakan politik yang dibuat. Dengan kondisi yang berubah-ubah sangat mungkin jika kebutuhan SDM pun berubah-ubah.

1. Tata Cara Rekrutmen

Perekrutan tenaga kerja dapat dilakukan melalui 2 cara, yaitu:

(1) Internal

Dengan cara internal, calon pengisi posisi tertentu dicari dan diseleksi dari tenaga kerja yang ada dalam organisasi saat ini. Cara ini memiliki keuntungan. Pertama, tenaga kerja yang ditekrut sudah memahami organisasi dengan baik, sehingga proses penyesuaian menjadi lebih mudah dan kemungkinan berhasil akan semakin tinggi. Kedua, cara ini akan mendorong semangat kerja, loyalitas, dan komitmen kerja yang semakin tinggi. Ketiga, biasanya cara rekrutmen internal lebih murah dibandingkan dengan cara eksternal.

Rekrutmen internal pun memiliki keuntungan karena apabila satu orang dipromosikan maka akan terjadi promosi berantai untuk jabatan–jabatan dibawahnya. Namun, rekrutmen internal pun memiliki kelemahan, antara lain kemungkinan terbatasnya calon tenaga kerja yang potensial dalam organisasi, kurangnya ide baru segar yang biasanya datang dari pendatang baru, dan kemungkinan pendorong rasa puas diri pada tenaga kerja yang tidak mendorong prestasi kerja lebih lanjut.

(2) Eksternal

Perekrutan tenaga kerja eksternal berusaha menarik calon tenaga kerja dari luar organisasi. Dapat dilakukan melalui iklan posisi pekerjaan melalui surat kabar atau majalah atau melalui universitas yang akan menghasilkan lulusan yang dikehendaki. Proses rekrutmen dapat menjadi mahal terutama karena banyak tenaga kerja baru yang meninggalkan organisasi setelah kerja hanya satu atau dua tahun. Organisasi akan rugi investasi pelatihan pada tenaga kerja tersebut. Rekrutmen dengan cara lain adalah dengan bekerjasama dengan lembaga swasta, baik formal maupun informal, departemen tenaga kerja atau kelompok swadaya masyarakat untuk merekrut calon yang potensial.

Beberapa cara rekrutmen eksternal:

1. Pelamar langsung dan referensi

Pelamar datang langsung pada organisasi meskipun organisasi tidak membuat publikasi adanya lowongan pekerjaan. Kelebihannya, organisasi menghemat biaya periklanan dan dapat lebih fokus pada kualifikasi pelamar yang datang.

1. Iklan surat kabar dan majalah

Media ini sudah sangat umum digunakan dan dikenal sebagai cara yang cukup efektif untuk merekrut pelamar. Menggunakan media ini membutuhkan dua publikasi, yaitu penggunaan sarana media untuk mencari pelamar yang potensial dapat dengan mudah didapat.

1. Agen tenaga kerja pemerintah

Agen – agen tenaga kerja yang dikelola pemerintah biasanya informasi lebihh mudah dijangkau oleh masyarakat yang membutuhkan pekerjaan, terutama yang bersifat tidak trampil. Agen ini berfungsi sebagai penghubung antarpencari kerja dengan perusahaan yang membutuhkan tenaga kerja.

1. Sewa (leasing)

Teknik ini biasa dipakai pada organisasi yang ingin melakukan penghematan dari segi anggaran sumber daya manusia, seperti menghemat dana pensiun, asuransi, insentif, atau tunjangan lainnya.

1. Open house

Organisasi membuka kesempatan pada orang luar di sekitar organisasi untuk datang mengunjungi dan melihhat fasilitas yang ada. Organisasi dan sejarah singkat organisasi. Cara ini diharapkan dapat membuat orang tertarik untuk ekerja di perusahaan tersebut. Teknik ini lebih sesuai apabila organisasi ingin menarik calon pelamar yang memiliki keterampilan dan keahlian yang langka dan terbatas.

1. Nepotisme

Pemberian jabatan kepada keluarga masih sering dijumpai pada model perekrutan ini. Karena adanya ikatan keluarga kuat, maka biasanya lebih dipercaya dalam pengerjaan tugas.

1. Lembaha pendidikan dan universitas

Rekrutmen dari sekolah – sekolah dan unuversitas bisa dilakukan dengan cara menjalin kerjasama dengan lembaga tersebut. Caranya bisa dengan meyaring para lulusan terbaik dari sekolah tersebut untuk dicoba magang terlebih dahulu pada organisasi. Apabila memang kinerja karyawan tersebut baik, maka kontrak kerja bisa dilanjutkan.

1. Perekrutan elektronik

Melalui internet, peluang perusahaan untuk merekrut pelamar yang berpotensi tinggi terbuka luas. Ada banyak cara yang bisa dilakukan internet untuk proses perekrutan.

2. Seleksi
3. Pengertian Seleksi

Menurut Purnaya (2016), seleksi merupakan proses satu arah dimana posisi pelamar hanya dapat menerima saja posisi pekerjaan yang ditawarkan organisasi, sementara organisasi mempunyai kedudukan yang lebih kuat untuk melakukan tawar menawar kepada pelamar. Definisi lain mengatakan bahwa seleksi adalah pemilihan. Menyeleksi merupakan suatu pengumpulan dari suatu pilihan. Proses seleksi melibatkan pilihan dari berbagai objek dengan mengutamakan beberapa objek yang dipilih. Dalam kepegawaian, seleksi lebih secara khusus mengambil keputusan dengan membatasi jumlah pegawai yang dapat dikontrakkerjakan dari pilihan sekelompok calon-calon pegawai yang berpotensi.

Berdasarkan definisi – definisi diatas, dapat diartikan bahwa seleksi merupakan proses satu arah dimana posisi pelamar hanya menerima posisi pekerjaan yang ditawarkan organisasi, dan organisasi lebih secara khusus mengambil keputusan dengan membatasi jumlah pegawai yang dapat dikontrak kerjakan dari pilihan sekelompok calon pegawai yang berpotensi.

1. Faktor-Faktor Seleksi

Proses seleksi dibuat dan disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan kepegawaian suatu perusahaan atau organisasi. Ketelitian dari proses seleksi bergantung pada beberapa faktor, yaitu:

1. Konsekuensi seleksi yang salah diperhitungkan
2. Yang mampu mempengaruhi proses seleksi adalah kebijakan perusahaan dan sikap dari manajemen
3. Waktu yang tersedia untuk mengambil keputusan seleksi yang lama
4. Pendekatan seleksi yang berbeda umumnya digunakan untuk mengisi posisi-posisi di jenjang yang berbeda di dalam perusahaan.
5. Sektor ekonomi dimana individu akan dipilih baik swasta, pemerintah atau nirlaba juga dapat mempengaruhi proses seleksi.
6. Kriteria dasar dalam seleksi

Untuk mendapatkan SDM yang berdaya guna dan berhasil guna maka diperlukan beberapa kriteria sebagai dasar dalam mengadakan seleksi, antara lain:

• Seleksi berpedoman pada analisis jabatan

Dalam deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan yang merupakan hasil dari analisis jabatan tercantum rincian togas dan tanggung jawab serta kriteria yang harus dipenuhi oleh para pelamar. Sehingga, deskripsi dan spesifikasi jabatan harus dijadikan pedoman dalam seleksi SDM agar efektivitas dalam pelaksanaan seleksi dapat dijamin keberhasilannya.

• Seleksi harus efektif dan efisien

Proses seleksi harus dilaksanakan tepat sesuai dengan alokasi dana, waktu dan rencana yang telah ditetapkan. Efesien adalah pelaksanaan seleksi memerlukan biaya yang sesuai dengan anggaran yang tersedia, tetapi dapat memilih SDM dengan tepat.

• Seleksi berpedoman pada perencanaan SDM

Dalam perencanaan kebutuhan jumlah SDM tertuang berapa jumlah SDM yang diperlukan untuk mengisi lowongan pekerjaan yang tersedia. Seleksi mengacu pada banyaknya SDM yang dibutuhkan tidak terpenuhi oleh para calon tenaga kerja atau para pelamar maka seleksi ulang dapat dilaksanakan untuk periode berikutnya sehingga mendapatkan SDM yang tepat.

• Seleksi harus memperhatikan peraturan dan ketentuan yang berlaku

Misalnya ketentuan tenatang melarang untuk meperkerjakan tenaga kerja di bawah umur atau tenaga kerja anak-anak. Seleksi juga memperhatikan etika, dan norma agama dengan menyesuaikan pada kondisi adat istiadat setempat.

• Seleksi harus dilaksanakan objektif dan jujur

Objektivitas dan kejujuran pelaksanaan seleksi menjadi tumpuan harapan bagi para pelamar karena dengan cara demikian, kepuasan dan keberhasilan dalam seleksi akan dapat dirasakan dengan penuh kebanggaan.

1. Indikator Seleksi

Menurut Siagian dalam Simbolon (2018) indikator-indikator seleksi adalah kesesuaian pengetahuan, keterampilan, kemampuan calon pegawai dengan pekerjaan, kesesuaian kebutuhan calon pegawai dengan lingkungan perusahaan dan kesesuaian antara nilai-nilai personal calon pegawai dengan perusahaan. Adapun indikator-indikator seleksi yaitu:

Calon pegawai harus memenuhi kriteria ini karena mempunyai pengalaman maka penyeleksi akan dapat menentukan posisi calon pegawai dengan pengalaman yang dimiliki calon pegawai dan akan lebih mudah beradaptasi dengan pekerjaan yang ditempatkan.

Bentuk tes tertulis ini menguji informasi atau pengetahuan yang dimiliki para pelamar. Pengetahuan yang diujikan harus sesuai dengan kebutuhan untuk melaksanakan pekerjaan.

Wawancara adalah percakapan formal dan mendalam yang dilakukan untuk mengevaluasi hal dapat diterimanya atau tidak (acceptability) seorang pelamar.

Studi Kasus

Proses Rekrutmen dan Seleksi Karyawan Pada PT. Dua Kelinci Kabupaten Pati

Kabupaten Pati adalah sebuah kabupaten di Provinsi Jawa Tengah. Dan di daerah ini berdirinya salah satu perusahaan yang bernamakan PT. Dua Kelinci dan salah satu produk yang dihasilkan oleh perusahaan ini adalah sukro, karena perusahaan ini memproduksi dalam jumlah banyak maka pasti perusahaan ini memerlukan jumlah karyawan yang tidak sedikit.

1. Proses rekrutmen karyawan pada PT Dua Kelinci
2. Identifikasi kebutuhan akan suatu posisi
3. Dua Kelinci melakukan pengadaan karyawan atau pemenuhan kebutuhan karyawan yang didasarkan pada Man Power Planning. Man Power Planning atau MPP adalah dokumen yang mendefenisikan perencanaan komposisi karyawan dan kebutuhan karyawan perdepartemen setiap tahunnya. Dokumen tersebut berisi kuantitas kebutuhan karyawan baru perdepartemen dan alasan dilakukannya perekrutan seperti kebutuhan karyawan untuk replacement atas resign maupun promosi, atau kebutuhan untuk mengisi kebutuhan posisi baru akibat restrukturisasi organisasi.
4. Rencana perekrutan untuk posisi yang diinginkan

Setelah proses setelah mengidentifikasi yaitu membuat rencana perekrutan berdasarkan informasi tersebut untuk posisi yang diinginkan, informasi tersebut akan diajukan oleh kepala Departemen akan dianalisa dan disetujui oleh Human Resourcess. Departement dan Finance and Resourcess Director.

1. Publikasi lowongan

Rekrutmen karyawan PT. Dua Kelinci melakukan 3 jenjang pola rekrutmen yaitu karyawan pelaksana, management trainee, dan professional. Untuk mencari dan menarik karyawan bagian karyawan pelaksana biasanya akan dilakukan buka lowongan kerja disnaker, sekolah, selebaran ke karyawan-karyawan yang sudah bekerja di PT. Dua Kelinci. Sedangkan untuk management trainee dan professional info lowongan kerja di sebarkan melalui social media, jobstreet, universitas dan menginformasikan ke karyawan-karyawan PT. Dua Kelinci.

1. Tinjau lamaran yang masuk

Jika bagian HRD sudah mempublikasikan lowongan, selanjutnya lamaran pelamar dinilai berdasarkan syarat yang dipenuhi untuk selanjutnya dihubungi kembali oleh perusahaan karena pelaksanaan rekrutmen tidak sembarang dilakukan, karena akan berakibat fatal bagi perusahaan. PT. Dua Kelinci sudah menerapkan prinsip-prinsip rekrutmen untuk meminimalkan kesalahan tersebut.

1. Wawancara kandidat berkualitas

Selanjutnya perusahaan akan menghubungi calon karyawan oleh pihak penyaring, manajer HRD dan tim HRD akan mencari kecocokan kandidat berkualitas yang sesuai dengan kebutuhan melalui telepon dan wawancara langsung pada tahapan selanjutnya.

1. Pastikan referensi dan latar belakang

Pastikan utnuk memeriksa semua klaim yang dikatakan kandidat termasuk kredensial pendidikan, riwayat pekerjaan dan latar belakang kriminal. Akan tetapi PT. Dua Kelinci tidak melakukan hal ini karena perusahaan setelah perusahaan melakukan wawancara melalui telepon berarti calon karyawan tersebut telah lolos ke tahap selanjutnya.

2. Proses seleksi karyawan pada PT. Dua Kelinci
3. Penyaringan lamaran

Lamaran kerja yang lengkap memberikan informasi awal mengenai pelamar kerja, seperti latar belakang pendidikan, pengalaman, minat dan posisi yang dinginkan, upah yang diinginkan, serta keahlian khusus pelamar. Akan tetapi pada PT. Dua Kelinci tidak melakukan proses ini,  karena calon karyawan yang telah melalui wawancara kandidat berkualitas akan langsung pada tahap pengetesan, karena untuk mempersingkat waktu.

1. Tes

Berikut ini merupakan jenis-jenis psikotes yang akan peserta ikuti saat mendaftar pada PT. Dua Kelinci:

• Tes Psikologi Penalaran Logika Aritmatika
• Tes Wartegg
• Analog Verbal Test
• Draw A Man Test
• EPPS Test
• Pauli Test
• Test Army Alpha Intelegence

1. Wawancara awal

Pada umumnya pertanyaan yang di ajukan oleh perusahaan yang memawancarai calon karyawannya tidak jauh berbeda dengan perusahaan yang lainnya.

1. Evaluasi latar belakang

Evaluasi ini ingin mengetahui kebenaran informasi yang diberikan oleh pelamar kerja. Jika pelamar kerja menyebutkan referensi, manajer dapat mengecek referensi yang disebutkan. Pada proses ini PT. Dua Kelinci tidak melakukan hal ini karena setelah karyawan di wawancarai tahap awal calon karyawan ke tahap berikutnya.

1. FGD (focus Group Discussion)

FGD nya seperti biasa tapi disini nanti ada 5 case kira-kira butuh 2 jam untuk selesai hasil fgd langsung diumumkan disaat itu juga setelah makan siang. Focus group discussion yang lebih terkenal dengan singkatan FGD merupakan salah satu metode penelitian kualitatif yang paling terkenal selain wawancara.

1. Wawancara mendalam

Pada PT. Dua Kelinci proses ini disebut dengan interview direksi. Pada umunya pertanyaan yang diberikan masih berkaitan tentang pengetahuan dua kelinci, tantangan kedepannya solusi, minat kerja, organisasi zaman kuliah, skripsi dan lain-lain.

1. Tes kesehatan

Tes ini dapat dilakukan pada saat awal atau akhir, bergantung pada apa yang diharapkan organisasi dari program seleksi secara keseluruhan. Pada perusahaan PT. Dua Kelinci tidak melakukan proses inni karena perusahaan PT. Dua Kelinci telah melakukan proses tes kesehatan ini pada tahap awal seleksi.

1. Pengambilan keputusan

Setelah pelamar sudah melalui serangkaian proses tes, wawancara awal, FGD (Focus Group Discussion) dan wawancara direksi, selanjutnya perusahaan akan mengambil keputusan dengan pemberitahuan lewat pos, telepon, media masa, atau pengumuman di tempat seleksi.

3. Analisa Proses Rekrutmen dan Seleksi Karyawan Pada PT. Dua Kelinci

Berdasarkan analisa yang telah dilakukan, proses rekrutmen yang dilakukan oleh PT. Dua Kelinci ternyata ada proses yang tidak terlaksana yaitu periksa referensi dan latar belakang. Kemudian pada proses seleksi karyawan pada PT. Dua Kelinci ternyata ada proses yang tidak terlaksana yaitu penyaringan lamaran dan evaluasi latar belakang.